Resume Video Materi Pengantar Manajemen #7

Resume Video Materi Kuliah Pengantar Manajemen #7
- Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen
Referensi Video: youtube

Controlling, pengendalian, atau pengawasan dan evaluasi dalam manajemen sering disebut sebagai fungsi dasar terakhir dari manajemen. Hal tersebut karena seluruh fungsi dasar manajemen yang dilakukan pada akhirnya akan diawasi serta dikendalikan dan dievaluasi agar sesuai dengan tujuannya.

Controlling berkedudukan penting dalam manajemen karena berperan menjamin tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan dalam perencanaan. Beberapa kasus yang perlu dikendalikan dalam suatu organisasi meliputi tugas yang tidak terselesaikan, waktu penyelesaian yang tidak ditepati, anggaran yang berlebih, dan adanya berbagai kegiatan yang menyimpang dari perencanaan yang disusun.

Adapun beberapa fungsi controlling dalam manajemen adalah sebagai berikut:

- Untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan dan target sesuai dengan indikator yang telah tetapkan.
- Untuk mencegah terjadinya kelalaian, penyelewengan, penyimpangan, dan kelemahan agar tidak menimbulkan kerugian yang tidak diinginkan.

-  Untuk mengambil langkah koreksi dan klarifikasi terhadap penyimpanan yang mungkin saja ditemukan.

- Untuk menjalankan berbagai macam alternatif solusi terhadap berbagai maslaah yang berkaitan dengan pencapaian tujuan perusahaan.

- Untuk mendidik para pejabat agar mereka bisa menjalankan pekerjaan sesuai prosedur yang telah ditentukan.

- Untuk mempertebal rasa tanggung jawab pejabat yang diberikan wewenang dan tugas untuk menjalankan pekerjaan.

Adapun beberapa alasan lain mengapa controlling itu penting bagi manajemen perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Dapat Menilai Akurasi Standar
Controlling pada sebuah perusahaan itupenting supaya bisa menilai akurasi standar yang ada. Tujuannya yaitu untuk mengkonfirmasi terkait tentang standar yang diterapkan dalam perusahaan sudah akurat dan objektif ataukah belum. Controlling yang dilakukan secara tepat juga bisa membantu dalam mengetahui kemajuan dari proses yang sedang berjalan. Selain itu, dengan dilakukannya controlling juga bisa memperbaiki standar dari perubahan yang ada.

2. Membantu Tercapainya Tujuan Perusahaan atau Organisasi
Bagi sebuah perusahaan controlling penting untuk dilakukan supaya bisa membantu tercapainya tujuan yang diingnkan oleh perusahaan. Dilakukannya controlling ini bisa menunjukkan penyimpangan yang ada sehingga kemungkinan perusahaan untuk mencapai tujuan menjadi semakin besar.

3. Memfasilitasi Koordinasi
Hal lain yang membuat controlling penting dilakukan perusahaan adalah kerana dapat memfasilitasi koordinasi. Jika semua sumber daya yang ada bisa terkoordinasi dengan baik, maka proses yang dijalankan untuk mencapai tujuan akan bisa terlaksana dengan baik.

Level manajemen:

Secara umum, sebuah perusahaan memiliki tiga level manajemen, yaitu manajemen tingkat atas atau puncak (top management), manajemen tingkat menengah (middle management), dan manajemen tingkat bawah (First-line management), dan non-managers (personel).

• Manajer Tingkat Atas  (top management) seperti Chief Executive Officer (CEO), Managing Director, President, dan Chief Executive Officer (CFO). Manajer puncak membuat keputusan daripada mengarahkan operasi perusahaan sehari-hari, menetapkan tujuan dan strategi perusahaan. Termasuk kebijakan perusahaan dan rencana bisnis.
• Manajer tingkat menengah (middle management) berada di bawah manajer tingkat atas, seperti manajer departemen (HOD), manajer cabang, manajer regional, atau manajer umum (GM). Secara umum, manajemen menengah bertanggung jawab untuk melaksanakan tujuan atau sasaran yang ditetapkan oleh manajemen senior dengan menetapkan tujuan untuk setiap departemen atau cabang.
• Manajer tingkat bawah (First-line management) dengan posisi seperti supervisor shift, manajer operasi, kepala departemen, dan manajer kantor. Manajer tingkat bawah bertanggung jawab atas karyawan yang secara langsung memproduksi produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

Manajemen dan Tempat Kerja Baru
Karakteristik:
- Resources: Bicara dengan data
- Work: Fleksibel, virtual
- Workers: Jutaan pekerja digantikan dengan pekerjaan-pekerjaan baru dan skill yang baru.

Work Specialization
Spesialisasi tugas / spesifikasi pekerjaan (job specification) adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Spesialisasi tugas disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.

Chain of Command
Rantai komando merupakan garis tidak putus dari wewenang yang terentang dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor ke siapa Menganut prinsip kesatuan perintah ( 1 atasan memerintah bawahannya).

Authority

Perusahaan memberikan otoritas kepada manajer untuk menjalankan peran mereka. Itu memungkinkan mereka untuk membuat keputusan, mengeluarkan perintah, dan mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan oleh organisasi. 

Accountability
Otoritas datang dengan tanggung jawab dan akuntabilitas. Misalnya, perusahan meminta manajer tersebut untuk mempertanggungjawabkan setiap keputusan yang diambil dan bersedia untuk menerima konsekuensi yang mungkin.

Responsibility
Tugas yang harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan oleh pegawai dan juga manajer yang sebagai otoritas, memberi tugas.

Delegation
Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang yang umumnya diberikan oleh atasan kepada seseorang dengan jabatan di bawahnya. Tindakan ini umumnya dilakukan untuk mempercepat suatu pekerjaan serta agar kegiatan operasional perusahaan berjalan sebagaimana mestinya.

Pemberian kekuasaan ini semata agar roda perusahaan masih tetap bisa berjalan karena pemimpin perusahaan tetap bisa mengawasi perusahaan karena sebelum pendelegasian bawahan diberikan arahan dan diajarkan dengan benar karena akan diberikan tanggung jawab besar.

Perbedaan line authority dengan staff authority
1. Manajer yang punya line authority bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan perusahaan. Mereka berhak menetapkan keputusan dan memerintahkan untuk merealisasikan keputusan-keputusan tersebut. Sedangkan pemegang staff authority bertanggung jawab untuk membantu kelancarankegiatan line authority. Mereka hanya berhak memberikan saran-saran, pelayanan, tetapi tidak berhak untuk merealisasikan tujuan secara langsung.

2. Line authority mempunai kekuasaan untuk memerintah, sedangkan staff authority hanyaberwenang memberikan saran-saran, nasihat-nasihat, dan informasi.

3. Line authority mempunyai kekuasaan untuk bertindak, sedangkan staff authority mempunyaiwewenang untuk memikirkan/berfikir dan menyarankan apa yang harus dilakukan oleh manajer line. Functional authority adalah hak untuk memerintah bagian-bagian yang lain sepanjangmengenai hal-hal yang khusus. Misalnya mengenai prosedur-prosedur, proses, metode-metode kerja, baik yang dimiliki oleh manajer lini ataupun staff authority.

Struktur yang tinggi atau datar?
Struktur yang tinggi berati jumlah bawahan yang dikit, punya kendali yang sempit. Lalu struktur yang datar bisa jadi jumlah bawahan yang banyak, punya kendali yang lebar.

Organizational Change
Perubahan Organisasi adalah suatu proses dimana organisasi tersebut berpindah dari keadaannya dimasa lalu, yang menuju ke masa depan yang diinginkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas suatu organisasi. Perubahan semakin berlanjut, yang menimbulkan resiko bisnis.

Faktor penggerak:
- Telecommunications [technology]
Perubahan teknologi yang juga mengubah aspek di organisasi, contohnya dimana zaman sekarang para karyawan dapat bekerja secara daring, lalu tenaga manusia digantikan oleh mesin, dan lain-lain

- Diversity of Workers [Diversity]
Semakin banyak perusahaan global di Indonesia, dimana kita berurusan dengan klien/bisnis partner dengan pihak luar negeri. Hal seperti itu juga membuat kita lebih perhatian dengan kultural dan kebiasaan orang luar negeri dalam mengambil sikap bekerja, berkomunikasi, dan tutur sopan santun.

- Public Consciousness
Kesadaran publik yang menyebabkan bisnis harus beradaptasi dengan kebiasaan publik. Contohnya Kesadaran cinta alam, pengurangan pemakaian plastik yang kemudian banyak toko yang mengganti kebijakan yaitu mengalihkan  plastik dengan tas kain/totebag.

- Global Marketplace
Zaman sekarang, produk tidak beredar di suatu negara tertentu saja, dengan adanya internet, produk display  dapat dilihat oleh konsumen di seluruh dunia. Produk bisa didapatkan diseluruh dunia, karena itu perusahaan berlomba-lomba menyebarkan produk di seluruh dunia yang melahirkan Global Competition. 

- Community of Stakeholders
Masyarakat yang berkepentingan terhadap organisasi kita, memiliki kepentingan yang berbeda, misalkan suatu stakeholders di suatu perusahaan dapat berupa siapa saja, seperti konsumen, supplier, karyawan, pemerintah. Fokus dalam menumbuhkan relasi dengan konsumen, supplier, dan partner.

Ide yang mendasari jaringan adalah sebuah perusahaan dapat berkonsentrasi pada apayang dilakukannya dengan sangat baik dan mengontrakkan kegiatan yang lain keperusahaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang tersebut.